La prima cosa da fare è quella di impostare i propri parametri di fatturazione elettronica seguendo la guida alle impostazioni.
iFatture permette di esportare i file XML per l’invio delle fatture elettroniche con altro software di fatturazione: ad esempio direttamente dal portale di Agenzia delle Entrate, tramite Aruba oppure Infocamere.
In alternativa è anche possibile richiedere allo staff tramite e-mail ad help@ifatture.com l’attivazione del “Cassetto Fiscale” per inviare direttamente le fatture elettroniche mediante il canale dedicato di iFatture. Per assolvere all’obbligo di conservazione elettronica requisito fondamentale è che il cedente/prestatore attivi (se non l’ha già fatto) la conservazione presso l’Agenzia delle Entrate (AdE)! Tale requisito fondamentale permette la conservazione a norma di legge direttamente sul portale dell’AdE; in questo modo sarà anche possibile scegliere liberamente in qualsiasi momento se continuare ad utilizzare i nostri sistemi oppure cambiare senza la preoccupazione di dover recuperare e rimettere in conservazione le vecchie fatture. Al seguente link la guida all’attivazione della conservazione di AdE: https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/web/guest/aree-tematiche/fatturazione-elettronica/guida-fatturazione-elettronica/i-servizi-dell-agenzia-fe/servizio-conservazione-elettronica
Si tenga presente che affinché la fattura elettronica risulti completa in ogni sua parte è necessario in fase di compilazione dell’anagrafica cliente indicare alcuni campi che di fatto diventano obbligatori: denominazione, CF/P.IVA, indirizzo, città, CAP, provincia e paese di residenza, codice SDI (lasciare vuoto per i privati oppure inserire 0000000, sette volte zero).
Nel caso di emissione di una fattura elettronica estera, il codice destinatario da utilizzare è XXXXXXX (sette volte X). Le sette X devono essere riportate nel campo “Codice SDI”, insieme al numero di partita IVA del destinatario, nel caso di soggetti con sede in Paesi dell’UE. Per i soggetti con sede in uno stato extra UE, invece al posto della partita IVA bisogna inserire un codice generico che è: “OO99999999999”. Per soggetti esteri dentro o fuori UE riportare nel campo CAP il codice “00000” (cinque volte zero).
Invio a SDI
In questa sezione analizzeremo l’invio delle fatture elettroniche mediante il canale iFatture.
Ci sono due modi per trasmettere una fattura elettronica al SDI mediante iFatture.
- Caricamento di un file XML locale: se il prestatore ha già il file XML con la fattura elettronica da inviare sul proprio PC può caricarlo in iFatture accedendo alla sezione Cassetto Fiscale > Fatture inviate. In alto a destra troverà il tasto Importa per avviare la procedura di importazione di uno o più file XML (di seguito una screenshot). Seguendo la procedura guidata i file correttamente importati appariranno direttamente nella lista di invio.
- Generazione diretta della fattura elettronica dal documento di spesa: selezioniamo i documenti di spesa in Principale > Fatture dopodiché usiamo l’azione di gruppo “Invia F.E.” riportata in fondo alla pagina.
Attenzione: la fattura elettronica viene generata sulla base del contenuto corrente del documento spesa. Una volta generata la fattura elettronica, qualsiasi modifica al documento spesa non provoca la corrispondente modifica del file XML generato! In caso di modifica del documento spesa (ad esempio a causa di uno scarto) occorrerà rieseguire l’azione “Invia F.E.” per generare un nuovo invio al SDI con XML aggiornato.
Ricezione da SDI
Il canale SDI può anche essere abilitato in ricezione richiedendo il rilascio di un codice univoco. La ricezione di una nuova fattura tramite SDI viene notificata mediante e-mail all’utente. Nella sezione Fatture ricevute del cassetto fiscale compariranno i file XML correttamente recapitati: anche in questo caso il pulsante può essere utilizzato per visionare una versione stampabile della fattura.