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Guida all’utilizzo

Impostazioni

La prima cosa da fare è quella di impostare i propri parametri anagrafici, fiscali (regime fiscale) ed il layout delle fatture nella sezione Tabelle > Impostazioni (fare click sul proprio nome per modificare i dati). Questa sezione è composta da quattro schede:

    1. Utente: impostare qui i dati anagrafici e fiscali, nonché l’eventuale percentuale destinata alla cassa previdenza/rivalsa. Alcuni campi come ad esempio la P.IVA o il Codice Fiscale possono essere modificati solo facendo esplicita richiesta all’assistenza, scrivendo una e-mail a help@ifatture.com.
    2. Template Documento: impostare qui l’intestazione delle fatture, il testo da includere in caso di opposizione del cliente all’invio al sistema TS, e la normativa di riferimento.
    3. Fattura Elettronica: impostare qui i dati da utilizzare per l’emissione delle fatture elettroniche (anagrafica e dati fiscali del cedente/prestatore, dati del trasmittente ed eventuale intermediario).
    4. Sistema TS: impostare qui le credenziali per l’invio delle fatture al sistema TS. Dal 1 Gennaio 2021 è necessario specificare anche la tipologia di esenzione IVA che, insieme al riferimento normativo, verrà utilizzata nella generazione delle eventuali fatture elettroniche.
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Fig.1 - Impostazioni del profilo

Prestazioni

Per definire le prestazioni che verranno utilizzate nella fatturazione bisognerà entrare nella sezione Tabelle > Prestazioni: si possono modificare le voci presenti cliccando su una di esse oppure crearne di nuove cliccando su “Aggiungi nuovo”.
Mediante il campo “Tipo Prestazione” è possibile creare anche spese accessorie o anticipate con natura IVA N1. È altresì possibile specificare la categoria di spesa TS da assegnare alla prestazione (se non è specificata alcuna categoria allora la spesa non sarà inviata al sistema TS assieme al resto del documento).

 

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Fig.2 - Creazione Prestazioni

Modelli

Nella sezione TabelleModelli è possibile definire dei prestampati per la generazione di “Certificati” compilabili con i dati anagrafici del paziente e del medico utilizzando gli opportuni “Smart Tag”. Nel sistema sono presenti già alcuni modelli di esempio che potete modificare a vostro piacimento.

Queste stampe possono essere generate entrando nella sezione Principale e cliccando sull’elenco Anagrafiche. Sempre nella sezione modelli è anche possibile personalizzare il testo delle e-mail di servizio

 

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Fig.3 – Modelli di Certificati

Fatture

Nella sezione PrincipaleFatture è possibile definire i documenti di spesa. Cliccando sulle Azioni in alto a destra basta selezionare “Aggiungi nuovo” per avviare la creazione di una fattura. Innanzitutto specificate l’anagrafica mediante ricerca di una esistente o inserimento di una nuova. Inserire una o più prestazioni in fattura selezionandole di volta in volta dal menù a tendina “Prestazioni” all’interno del documento (compariranno i modelli di prestazione definiti in precedenza). Accanto a ciascuna prestazione aggiunta è presente una icona  che ne consente la rimozione. Gli attributi della prestazione (descrizione, importo, %IVA, …) possono essere variati senza intaccare il modello di prestazione. In caso di opposizione all’invio al sistema TS spuntare la casella “Opposizione invio TS” in modo che, come da nuova normativa in vigore dal 1 Gennaio 2021,  il documento possa comunque essere inviato privato del codice fiscale del cittadino; da non confondere con la casella STS che invece esclude totalmente il documento da qualsiasi invio. La sezione fatturazione elettronica permette di variare alcune informazioni utili alla corretta generazione del file XML (come ad esempio la natura IVA delle prestazioni nel documento); le spese anticipate manterranno sempre natura IVA N1. Una volta composta la fattura è possibile salvarla, stamparla, generare un PDF scaricabile o inviabile direttamente come allegato all’indirizzo mail del soggetto committente (il testo è personalizzabile nella sezione Tabelle > Modelli elemento “customer-mail”).

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Fig. 4 – Documento di spesa

NOTA 1: Nel caso in cui siate in possesso del lettore tessere magnetiche i dati anagrafici da inserire sia in fase di creazione fattura che in una nuova Anagrafica potranno essere letti direttamente strisciando la tessera sanitaria.

Una volta salvata, la fattura comparirà nell’elenco fatture. In questa schermata è possibile applicare filtri di ricerca per visualizzare solo determinati documenti, modificare le informazioni generali di una singola fattura o le sue voci spesa mediante il pulsante .
Accanto a ciascuna fattura sono inoltre presenti le azioni veloci: =stampa, =genera PDF, =invia fattura via mail al soggetto committente, = genera e scarica il file XML per la Fattura Elettronica.
All’inizio di ogni riga nella pagina noterete la presenza di una casella di selezione. Selezionando più documenti è possibile eseguire una delle azioni multiple presenti in fondo alla pagina (stampa, generazione PDF, generazione XML per Fattura Elettronica, creazione di un invio al sistema TS, eliminazione, …).

SIstema TS (invio)

Per la trasmissione dati al sistema TS bisogna selezionare la voce Sistema TS all’interno della sezione Principale. Qui oltre a creare nuovi invii con selezione diretta delle fatture presenti nel sistema, si può ad esempio (sempre tramite le “azioni”) importare le voci spesa da un modello Excel per poi trasmetterle. Una volta creato un invio è necessario fare click sul tasto Trasmetti per avviare il tentativo di comunicazione delle fatture al sistema TS. Dopo alcuni minuti comparirà, nella schermata di riepilogo con la lista invii, l’esito della trasmissione e la ricevuta rilasciata dal sistema stesso (pulsante ). Qualora l’invio non venisse accolto o contenesse delle segnalazioni è possibile recuperare un report dettagliato degli avvisi/errori facendo click sul pulsante informazioni .

 

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Fig. 5 – Sistema TS

NB: su richiesta è possibile valutare insieme al team di supporto l’import dei dati anagrafici da altri software di fatturazione.

SI AVVISA L’UTENZA CHE QUESTA GUIDA E’ IN CONTINUO AGGIORNAMENTO.